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M 15 – Aktenkunde/Records Management/eGovernment (Fernweiterbildung Archiv)

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Unsere langjährige Lehrbeauftragte in der Fernweiterbilduldung und im Masterstudiengang Archivwissenschaft Petra Rauschenbach ist Leiterin der Abteilung DDR im Bundesarchiv. Sie ist regelmäßig Referentin auf Fachtagungen, u.a. beim Brandenburgischen Archivtag 2014, wo sie die Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätze der DDR präsentierte.

Worum geht es bei dem Modul? Das Modul Aktenkunde/Records Management/eGovernment vermittelt unter anderem grundlegende Kenntnisse der klassischen und modernen Schriftgutverwaltung mit seinen Begrifflichkeiten, gewährt einen Einblick in die Entstehung und Bildung von Akten sowie in das Registraturwesen. Darüber hinaus stehen elektronische Akten im Fokus des Moduls.

Warum ist Aktenkunde/Records Management/eGovernment für die Archivpraxis so wichtig? Alle in der Archivpraxis anfallenden Arbeitsschritte stehen im direkten oder indirekten Zusammenhang mit der Aktenbildung und wirken sich auf die Arbeitsressourcen aus. Das Verständnis dafür sichert den professionellen Umgang mit den Akten. Sofern der jeweilige Tätigkeitsbereich dies vorsieht, kann mit Hilfe der erworbenen Kenntnisse auf die Schriftgutverwaltung eingewirkt werden. Die Inhalte des Moduls verstehen sich auch als Anleitung zum praktischen Handeln.

Petra Rauschenbach

Petra Rauschenbach

Was bringen ausgebildete FaMI bereits mit? FaMi sind aufgrund ihrer Ausbildung und entsprechender Praktika oder vorliegender Berufserfahrung bereits für das Thema sensibilisiert. Sie können ihre praktischen Erfahrungswerte einbringen und diese mit neuen bzw. vertiefenden theoretischen Kenntnissen erweitern.

Welche Prüfungsleistung gibt es? Vorgesehen ist ein E-Learning-Kurs bzw. eine Gruppenarbeit über „Moodle“ mit anschließender Präsentation.

Wie können sich Interessierte darauf vorbereiten?

Hier zwei Links zum Einstieg:

Was sagen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer?

„Gute Dozentin mit merklichem Spaß am Modul!“

Vielen Dank :-)!

Digitales Records Management des Stadtarchivs Nürnberg im Rahmen der Einführung eines zentralen Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystems bei der Stadt Nürnberg. Bestandsaufnahme, archivische Einflussnahme und Ausblick auf die digitale Archivierung

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Ein Beitrag aus der Reihe “Die besten Abschlussarbeiten im Sommersemester 2014″ von Marius Pfaller. Aus persönlichen Gründen verzichtet der Verfasser auf das Bereitstellen der Arbeit im Volltext.

[Zur Person]

Nach meiner Ausbildung zum Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste, Fachrichtung Archiv beim Stadtarchiv Nürnberg wurde ich dort in der Abteilung Av/2 – Amtliches Archivgut, Schriftgutverwaltung/DMS, IT, Aus- und Fortbildung als Mitarbeiter im städtischen Archivdienst eingestellt. Derzeit bin ich hauptsächlich für Auskünfte im Bereich Personenforschung, amtliche Nachweise und Bestätigungen zuständig.Marius Pfaller

Von 2010-2013 besuchte ich die Fernweiterbildung Archiv an der Fachhochschule Potsdam. Nach anschließender Einschreibung in das letzte Fachsemester des Studiengangs Archiv konnte ich zum Sommersemester 2014 meine Bachelorarbeit bei Herrn Prof. Dr. Walberg und Frau Prof. Dr. Schwarz schreiben und am 22.09.2014 erfolgreich verteidigen.

Momentan schon in wachsendem Umfang und künftig überwiegend werde ich in den Bereichen analoges und digitales Records Management sowie bei der Überlieferungsbildung des Stadtarchivs Nürnberg mitarbeiten.

[Zur Bachelorarbeit]

Gegenstand der Arbeit war die Beteiligung des Stadtarchivs Nürnberg bei der technikgestützten Verwaltungsmodernisierung in der Nürnberger Stadtverwaltung. Ausgehend u. a. von den Grundsätzen Ordnungsmäßigkeit, Effizienz, Wirtschaftlichkeit und Transparenz der Verwaltungsverfahrensdokumentation konnten Defizite und – davon abgeleitet – zentrale Anforderungen der mit dem behördlichen Records Management befassten Stellen identifiziert werden. Auch die Rolle des Stadtarchivs als Records Manager war dabei kritisch zu hinterfragen: Der Aufgabenbereich ist demnach zunächst als eigenständige Aufgabe eines öffentlichen Archivs zu würdigen, in einem zweiten Schritt auch aus überlieferungsbildender Perspektive.

Grundlage für die Schriftgutverwaltung der Stadt Nürnberg bildet künftig ein DMS/VBS, das seit dem Jahr 2008 zentral gesteuert und prozessbezogen in den städtischen Dienststellen und Eigenbetrieben eingeführt wird. Die Maßnahmen archivischer Einflussnahme auf die Schriftgutverwaltung wurden dabei in die Bereiche des normativen, strategischen und operativen Managements eingeteilt, beschrieben und bewertet.

Der technologische Wandel in der Schriftgutverwaltung wirkt sich auch auf die potentielle Überlieferung aus dem amtlichen Archivsprengel der Stadt Nürnberg aus. Wo digitale Unterlagen entstehen, wird es mittelfristig auch notwendig sein, diese digital zu archivieren. In der Bachelorarbeit wurden einige zentrale Anforderungen an die Einrichtung eines digitalen Archivs definiert.

Insgesamt wurde deutlich, dass das Records Management des Stadtarchivs Nürnberg im Rahmen der DMS/VBS-Einführung an Bedeutung gewinnen konnte und eine gezielte Einflussnahme Früchte getragen hat, was sich gleichwohl auf die inhaltliche und technische Archivfähigkeit der digitalen archivalischen Überlieferung auswirken wird.

Marius Pfaller