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Archivmanagement in kleinen Archiven

Ein Beitrag aus der Reihe “Die besten Abschlussarbeiten im Sommersemester 2014″ von Dr. Stefan Schröder

[Zur Person]

Dr. Stefan Schröder, geb. 1966 in Herford/Westfalen. Mein Studium der Neueren und Mittelalterlichen Geschichte und Romanistik an der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster habe ich im Jahr 2000 mit der Promotion beendet, die Dissertation wurde 2005 veröffentlicht. Nach Praktika und befristeten Beschäftigungen in verschiedenen Institutionen (Universitätsbibliothek, Archive, Gedenkstätte) bin ich seit 1999 im Stadtarchiv Greven/Westfalen tätig, seit 2002 als dessen Leiter, und habe das berufsbegleitende Studium Master Archivwissenschaft an der Fachhochschule Potsdam von 2011 bis 2014 absolviert.Unbenannte Anlage 00045

Nach mehrjähriger Berufspraxis als Archivar war es mir ein besonderes Anliegen, in meinem Traumberuf auch einen Abschluss zu erreichen und das Attribut des „Quereinsteigers“ abzustreifen. Das Masterstudium hat mir besonders in der Kombination aus Theorie und Praxis gezeigt, wo ich beruflich stehe. Rückblickend betrachtet war es ein Kraftakt neben der Vollzeitberufstätigkeit, den ich aber nicht missen möchte.

[Zur Masterarbeit – Themenfindung]

Das Masterarbeitsthema „Archivmanagement in kleinen Archiven“ habe ich schon aus der Berufspraxis ins Studium mitgebracht. Vermutlich ist es die Lektüre des einschlägigen Kapitels im Handbuch für Wirtschaftsarchive von Hartmut Weber und Renate Köhne-Lindenlaub gewesen, die schon vor Jahren mein Interesse an Archivmanagement geweckt hat. Da Fortbildungsmaßnahmen dazu Mangelware geblieben sind, war ich auf das entsprechende Modul bei Prof. Walberg besonders gespannt und habe mich gefreut, dass er und Prof. Glauert die Begutachtung der Masterarbeit übernommen haben.

In der Masterarbeit plädiere ich für eine verstärkte Fachdiskussion über Archivmanagement, daher werde ich meinen Beitrag dazu in jedem Fall veröffentlichen. Derzeit tendiere ich dazu, dies auf dem Dokumentenserver der FH Potsdam  zu tun, muss aber zuerst noch einige Fragen wegen enthaltener Abbildungen klären. Einen ersten Einblick vermittelt die Präsentation meines Vortrags auf dem diesjährigen Brandenburgischen Archivtag .

[Zur Masterarbeit – Inhalt]

Wie können kommunale Ein-Personen-Archive mit Hilfe von Archivmanagement ihrer Leitungsaufgabe gerecht werden und ihre Institution besser oder gezielter entwickeln?

Dieser Frage wurde in der Masterarbeit anhand der Literatur nachgegangen, nicht ohne mit der eigenen Erfahrung des Verfassers kritisch zu prüfen, ob die Praxistauglichkeit in kleinen Archiven gegeben ist oder nicht.

Unter Berücksichtigung spezifischer Rahmenbedingen kommunaler Ein-Personen-Archive (Non-Profit-Organisation, kein Personal- und Finanzmanagement, hohe Bedeutung persönlicher Kompetenzen) wurde Archivmanagement als Kombination aus Strategischem und Operativem Management definiert. Für eine aus Vision und Mission bzw. Leitbild abzuleitende zukunftssichernde Planung wurde in der betriebswirtschaftlichen, verwaltungswissenschaftlichen und archivfachlichen Literatur nach nutzbaren Ansätzen gesucht. Adaptiert wurde ein Strategieentwicklungsmodell für soziale Non-Profit-Organisationen. Dabei ist die operative Planung auf die archivischen Kernprozesse (Records Management, Überlieferungsbildung, Erschließung, Benutzung, Bestandserhaltung und Öffentlichkeitsarbeit) ausgerichtet worden. Für jeden dieser Geschäftsprozesse wurde eine Teilstrategie entwickelt und ein fiktiver, aber als „Baukasten“ nutzbarer Handlungsrahmen für einen Fünfjahreszeitraum abgeleitet.

Demnach ist Strategisches Management durchaus für kommunale Ein-Personen-Archive nutzbar, wenn die üblichen Schritte der Strategieentwicklung sowohl für Archive adaptiert werden, als auch die Komplexität der Strategieentwicklung pragmatisch reduziert wird. Dabei sind Aspekte des Wettbewerbs zwischen Archiven wohlüberlegt zu berücksichtigen. Nicht zu vernachlässigen ist ein Feedback durch Dritte.

Nach wie vor benötigt Archivmanagement aber mehr öffentliche Fachdiskussion, die letztlich insbesondere kleineren Archiven wichtige Hilfestellungen geben könnte.

 

Dr. Stefan Schröder: Erschließung als Teilaspekt von Archivmanagement

Am Beispiel des Stadtarchivs Greven erläuterte Dr. Stefan Schröder (Student im M.A. Archivwissenschaft an der FH Potsdam) auf dem Brandenburgischen Archivtag inwiefern Erschließung einen Teilaspekt von Archivmanagement bildet. Einen herzlichen Dank für das nachträgliche Erstellen einer Präsentation zum Vortrag!