Der Thüringer Archivpreis 2017 geht an…

…das Universitätsarchiv Ilmenau

Ein Beitrag von Anja Kürbis, Leiterin des Universitätsarchivs der Technischen Universität Ilmenau und Studierende des 4. Fernweiterbildungs-Masterstudiengangs Archivwissenschaft

Foto: Privat

Als ich im August dieses Jahres erfuhr, dass das Universitätsarchiv Ilmenau den diesjährigen Thüringer Archivpreis erhält, war die Freude zunächst groß. Doch sie wich bald schon einem Gefühl der Verunsicherung: Was, wenn die Öffentlichkeit wirklich Interesse an dem Archiv zeigt? Was, wenn das Festkomitee oder gar die Presse eine Besichtigung des Archivs wünscht? Diese Gedanken führten mich zu grundsätzlichen Frage: Wie gelingt Marketing, wie Öffentlichkeitsarbeit, mit einem Archiv, dessen Magazine so gar nicht dem Standard einer normgerechten Aufbewahrung der Archivalien entspricht?

Doch bevor ich hierauf näher eingehe, einige Worte zu meiner Person.

Ich studiere nun im 3. Jahr den Studiengang M.A. Archivwissenschaft in Potsdam. Dabei gehöre ich gar nicht zur Zielgruppe der Seiteneinsteiger. Ich hatte nämlich schon kurz vor dem politischen Umbruch die Ausbildung zum Archivassistenten in Potsdam und dann an der Potsdamer Fachschule das Studium zum Archivar absolviert. Da der Abschluss aus politischen Gründen für die letzten Jahrgänge nicht anerkannt wurde, schloss ich also, parallel zu meinem Studium der Geschichte, Germanistik und Klassischen Philologie, ein Fernstudium an der neugegründeten Fachhochschule Potsdam an, um den Abschluss als Diplom-Archivar FH zu erwerben. Und wie verschlungen die Lebenswege eben sind, ging ich nach dem Ende des Studiums nach Frankfurt am Main, um dort zu promovieren. Im Rahmen meiner Forschungen zur Apokalyptik des 16. Jahrhunderts saß ich als Nutzerin nun auf der anderen Seite der Theke im Archivlesesaal. Nach einem beruflichen Abstecher in eine Altbestandsbibliothek gelangte ich letztendlich wieder zurück zu meinen Wurzeln.

Das Archiv

Seit 2014 leite ich das Universitätsarchiv Ilmenau. Jedoch, mein Studium an der FH war 15 Jahre her. Und inzwischen hatte sich im Archivwesen so vieles verändert, dass es mir als unabdingbar erschien, mein Wissen zu aktualisieren und vor allem zu erweitern. So kam ich also erneut nach Potsdam an die Fachhochschule. In diesen Wochen beginnt mein letztes Studienjahr und ich kann jetzt schon sagen, dass ich das Studium nicht bereut habe. Natürlich gibt es Inhalte, die ich aufgrund meiner früheren Ausbildungen längst beherrsche. Aber selbst die klassischen Fachaufgaben unterliegen einem Änderungsprozess. Z.B. halten internationale Normen, wie ISAD(G) Einzug in die Erschließungstätigkeit. Insofern betrete ich auch hier neues Terrain. Und da das Studium der Ausbildung von Führungskräften dient, lerne ich begierig Themen des Managements, der Öffentlichkeitsarbeit, der Archivierung elektronischer Unterlagen etc. Davon profitiere ich und mit mir das Universitätsarchiv Ilmenau.

Ilmenau ist eine Universitätsstadt im Süden Thüringens. Die Technische Universität wurde 1953 gegründet. Damals unter dem Namen Hochschule für Elektrotechnik, später Technische Hochschule. Offiziell hatte das Archiv, das 1954 eingerichtet wurde, bis 1976 den Status eines Zwischenarchivs, dann den eines Endarchivs. Und doch teilte es das Schicksal vieler kleinerer Archive: Es wurde grob vernachlässigt. Es war lange Zeit untergebracht in Räumen, die nicht als Arbeitsräume dienen konnten. Die Akten waren den Unbilden des Thüringer Wetters ausgesetzt, lagen ungeschützt auf ölverschmierten Böden und in Kellern. Und da hauptsächlich fachfremdes Personal angestellt wurde, das zudem häufig wechselte, ist der Gesamtbestand des Archivs, wir sprechen von ca. 1500 lfm, nur rudimentär erschlossen. Von einer nachvollziehbaren Bewertung ganz zu schweigen. Meinen zwei Vorgängerinnen gelang es, bereits etwas Ordnung in das Chaos zu bringen. Die beim Archivträger und den Mitarbeitern der Universität aber lange Zeit vertretene Ansicht, das Archiv sei eine Abstellkammer für Zeugs, eine Sammelstelle für Altpapier und bestenfalls eine Altregistratur, zu ändern, ist und muss weiterhin der Schlüssel sein für das Agieren der Archivare.

Foto: Anja Kürbis

In den letzten drei Jahren hat sich Einiges getan. Das Archiv hat eine zusätzliche Personalstelle erhalten. Das Archivbüro ist aus dem Keller in den Nutzungsbereich der Universitätsbibliothek gezogen. Als Ergebnis von Schulungen, Formularen und Handreichungen verlaufen die Aktenübernahmen i.d.R. strukturierter und geplanter. Aktenübernahmen werden größtenteils sofort bearbeitet. Es gibt eine neue Tektonik samt Signaturensystem, welches das Zwischenarchiv deutlich vom Endarchiv trennt. Zwei der Magazinräume werden gerade grundsaniert entsprechend der DIN 67700. Die der aktuellen Rechtsprechung entsprechenden Grundsatzdokumente des Archivs werden Anfang des kommenden Jahres verabschiedet. Es gibt einen Archiventwicklungsplan.

Der Thüringer Archivpreis 2017 und der Weg zur Auszeichnung

Der Thüringer Archivpreis wird jährlich gemeinsam von der Sparkassen-Kultur-Stiftung Hessen-Thüringen und dem Thüringer Landesverband innerhalb des VdA für herausragende Leistungen im öffentlichen Archivwesen vergeben. Das können innovative Projekte sein, Modernisierung von Archiven, Einsatz neuer Technologien, herausragende wissenschaftliche Publikationen etc. Dotiert ist der Preis mit 5.000 EUR.

Das Universitätsarchiv erhält in diesem Jahr den Preis für ein Projekt, welches in den Aufgabenbereich der archivischen Vorfeldarbeit fällt, jedoch aber ein Gemeinschaftsprojekt ist. Vor nunmehr 6 Jahren wurde durch die Kanzlerin der Universität eine Arbeitsgruppe ins Leben gerufen, mit dem Auftrag der Erarbeitung eines Fristenkataloges für die TU Ilmenau. Aufbewahrungsfristen sind übrigens rechtlich vorgeschriebene Mindestfristen, innerhalb derer ein Rückgriff auf die Unterlagen gewährleistet sein muss. Sie spielen nicht nur in der Verwaltung eine essenzielle Rolle, sondern auch für die Aktenaussonderung und Aufbewahrung. Der Arbeitsgruppe gehörten die Leiterin des Archivs, die Datenschutzbeauftragte, die Dekanatsreferentin der Fakultät Maschinenbau und der Leiter der Verwaltungs-IT an. Die Universität besaß zwar einen solchen Katalog. Dieser war jedoch so allgemein und teilweise bereits durch die aktuelle Rechtsprechung überholt, dass er im Grunde unbrauchbar geworden war. Es bestanden zudem Unsicherheiten, sowohl was die datenschutzkonforme Löschung als auch die Aussonderung anbetraf, so dass der Datenschutz und das Archiv hier erheblichen Handlungsbedarf konstatierten.

Das Ergebnis einer fünfjährigen sehr fruchtbaren und sehr angenehmen Zusammenarbeit ist ein Fristenkatalog mit über 400 Positionen. Dieser Katalog ist nicht, wie meist üblich, ein Textdokument, sondern eine Datenbankanwendung, die neben dem Schriftgut, den Fristen auch die zugrundeliegenden rechtlichen Regelungen enthält sowie die Suche über Schlagworte, Bereiche und den Volltext ermöglicht. So ist es jedem Mitarbeiter möglich, über verschiedene Einstiege zu einem Ergebnis zu gelangen. Zunächst wurde die Datenbank im Intranet allen Universitätsangehörigen zugänglich gemacht. Doch aus meiner Sicht lag hier ein Arbeitsinstrument vor, von welchem auch andere Archive profitieren konnten. Und so wurde auf Initiative des Archivs die Zugangsbeschränkung aufgehoben und die Datenbank allen Interessieren zur Verfügung gestellt. Und neben der Anerkennung der Leistung der gesamten Projektgruppe und des Fristenkataloges als Modell ist es eben dieser Punkt der Zugänglichmachung, der durch die Jury als lobenswert hervorgehoben wurde. Dieser Fristenkatalog lebt natürlich davon, dass er aktuell gehalten wird. Die Pflege und Aktualisierung der Datenbank liegt nun in der Zuständigkeit des Archivs, wenn es auch angewiesen ist auf die Hinweise der Universitätsangehörigen.

Persönliches Fazit

Dass Archive zwar jeden Tag ihre Aufgaben meistern, häufig genug unter suboptimalen Bedingungen, ist selbstverständlich. Wahrgenommen werden sie jedoch erst, wenn sie darüber reden. Wenn sie aktiv an die Öffentlichkeit gehen, ihr Archiv vermarkten. Oder eben, sich für den Archivpreis bewerben. Dies ist ein Fazit, welches ich aus dem Masterstudium mitgenommen habe. Und der Fristenkatalog war ein geeignetes Projekt, das Universitätsarchiv zu bewerben, dessen Unterbringung, dessen Ausstattung aber nicht zu thematisieren. Nun, da das Archiv den Preis erhält, ist dieser auch als Argument gegenüber meinem Archivträger, der Universitätsleitung, geeignet, die Ausstattung des Archivs, und nicht nur der Räumlichkeiten, zur Diskussion zu stellen und neu zu bewerten. Inzwischen ist auch unserem Rektor klar geworden, dass Archive sehr viel mehr sind, als Abstellkammern. Er wünscht sich ein Archiv, dass zum Zentrum der historischen Kultur der Universität wird. Das ist eine interessante Vision für das kleine Archiv. Sie kann aber nur als solche funktionieren, wenn die Rahmenbedingungen für das Archiv stimmen. Es ist nun meine Aufgabe, diese zu entwickeln bzw. auszubauen. Das Rüstzeug dafür habe ich in Potsdam erhalten. Die ersten Schritte sind getan.

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