Möglichkeiten digitaler Archivierung in kleinen Institutionen

Ein Beitrag aus der Reihe “Die besten Abschlussarbeiten im Sommersemester 2014/ Wintersemester 2014/15″ von Eleonore Emsbach

[Zur Person]

Eleonore Emsbach, geb. 1968. Nach einer Ausbildung und Berufstätigkeit als Handwerksbuchbinderin folgte ein Studium der Theater-, Film und Medienwissenschaft und Englischer Sprach- und Literaturwissenschaft. Während des Studiums von 1997 bis 2004 im Archiv und Ausstellungsbereich des Deutschen Filmmuseums tätig. Seit 2007 Archivangestellte in der Abteilung Sammlungen und Nachlässe sowie Projektmitarbeiterin in Onlineportal-, Digitalisierungs- und Normdatenprojekten im Deutschen Filminstitut – DIF e.V., Frankfurt am Main.

[Zur Masterarbeit – Themenfindung]

In meinem Studium habe ich den Schwerpunkt auf die informationstechnologischen Module gelegt. Daher stand für mich fest, auch ein Masterarbeitsthema aus diesem Bereich zu wählen. Im Laufe des Studiums kristallisierte es sich heraus, dass die in meinem beruflichen Alltag momentan größte Herausforderung in der Frage besteht, wie unser Archiv digitales Schriftgut und Bildmaterial, welches bereits vereinzelt angeboten wird, mit den geringen zur Verfügung stehenden Mitteln übernehmen und für die Zukunft erhalten kann. Entsprechend lag es nahe, im Rahmen meiner Abschlussarbeit einen Lösungsweg für dieses aktuell dringliche Problem zu erarbeiten.

[Zur Masterarbeit – Inhalt]

Die Masterarbeit befasst sich mit den Möglichkeiten, die kleinen Archiven bei der Einrichtung eines digitalen Langzeitarchivs zur Verfügung stehen. Problemstellung und Erkenntnisziel bestehen darin, auf der Grundlage der zumeist theoretisch ausgerichteten Fachliteratur ein Konzept zu skizzieren, das auch für nur mit begrenzten Mitteln ausgestattete Archive in der Praxis umsetzbar ist.

Im ersten Teil der Arbeit werden die wichtigsten Grundlagen digitaler Langzeitarchivierung dargelegt. Dies umfasst die Präsentation der relevanten theoretischen Konzepte und Standards, die den meisten aktuellen Aktivitäten und Initiativen zur digitalen Archivierung zugrunde liegen. Hierzu zählen Konzepte zum Aufbau eines digitalen Archivs (OAIS-Referenzmodell), zum Informationsbegriff und zur Definition von Eigenschaften digitaler Objekte (Performance-Modell, Signifikante Eigenschaften). In diesem Kontext wird auch die mögliche Berücksichtigung von Nutzungsinteressen bei der Festlegung der erhaltenswerten Eigenschaften diskutiert (Konzept der Designated Community). Weiterhin werden verschiedene Standards zur Beschreibung digitaler Objekte dargestellt (PREMIS, ISAD(G)). Im Anschluss folgt eine Übersicht über die praktischen Methoden der Erhaltung: Vor- und Nachteile der wichtigsten Erhaltungsstrategien wie Migration, Emulation, Erhalt der ursprünglichen Hard- und Softwareumgebung, gängige Speicherformate und Formatcharakterisierung, Speichermedien und Speicherung durch Dienstleister. Schließlich werden rechtliche Aspekte und Fragen der Vertrauenswürdigkeit digitaler Archive besprochen.

Im Anwendungsteil werden darauf aufbauend die Möglichkeiten digitaler Langzeitarchivierung in kleinen Archiven exemplarisch anhand eines Beispiels aus der Praxis untersucht. Bei der Konzeptentwicklung wird zum einen auf die DIN 31644 – Kriterien für vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive Bezug genommen. Zum anderen orientiert sich der Entwurf an einem von Adrian Brown vorgeschlagenen Modell zur Bestimmung des Reifegrads digitaler Archive (Maturity Model), das mit dem Ziel entwickelt wurde, Organisationen eine Hilfestellung bei der Einschätzung ihrer spezifischen Möglichkeiten zu geben.

Es wird im Einzelnen auf folgende Aspekte eingegangen: Die Bewertung und Aussonderung auf der Basis inhaltlich-fachlicher und formaler Kriterien, die Definition von Zielgruppen und Nutzungszielen, die Bestimmung der zu erhaltenden Objekttypen und ihrer signifikanten Eigenschaften sowie die daraus resultierenden geeigneten Speicherformate, die Übernahme digitaler Objekte in das Archiv, die Bildung von Archivinformationspaketen, die Beschreibung digitaler Objekte sowie deren physische und logische Erhaltung. Weiterhin werden die rechtlichen Rahmenbedingungen und ihre Konsequenzen für die digitale Archivierung besprochen sowie die Formulierung einer Preservation Policy behandelt. Fragen des Zugangs und der Nutzung werden dagegen aus Platzgründen ausgeklammert.

Die Masterarbeit zeigt auf, weshalb es insbesondere für kleinere Archive notwendig ist, bei der digitalen Archivierung in noch stärkerem Maße Prioritäten zu setzen als bei der analogen. Für Einrichtungen mit stark begrenzten finanziellen und personellen Mitteln empfiehlt sich daher die Implementierung eines Minimalkonzepts. Der vorgelegte Entwurf gründet sich auf der Erhaltung des Bitstreams, einer den Minimalanforderungen entsprechenden Erfassung der Metadaten und Dokumentation der Bestandserhaltungsaktivitäten sowie einer ad hoc Planung und Umsetzung von Erhaltungsmaßnahmen. Er beruht weiterhin auf der Verwendung freier (nicht proprietärer) und leicht zugänglicher Softwaretools sowie dem weitgehenden Rückgriff auf die bereits vorhandene technische Infrastruktur. Ferner soll durch eine Beschränkung hinsichtlich der Archivformate die Komplexität der Erhaltungsmaßnahmen reduziert werden.

Die skizzierte Lösung ermöglicht es, mit geringen Mitteln eine Basisinfrastruktur für die digitale Archivierung einzurichten, die die Option einer künftigen schrittweisen Weiterentwickelung in sich trägt. Die relativ niedrigen Einstiegshürden unterstützen dabei einen kurzfristigen Beginn von Archivierungsmaßnahmen. Da das Modell zudem einige gängige Standards berücksichtigt, auf denen viele Softwarelösungen zur digitalen Archivierung aufbauen, wird bei einem möglichen künftigen Ausbau des digitalen Archivs die Gefahr der Inkompatibilität minimiert.

Die Masterarbeit wurde von Dr. Christian Keitel und Prof. Dr. Karin Schwarz betreut. Da sie einige vertrauliche Angaben enthält, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind, muss auf eine vollständige Publikation leider verzichtet werden. Es ist jedoch geplant, eine leicht gekürzte Fassung verfügbar zu machen. Für Rückfragen stehe ich gerne zur Verfügung.

[Zum Studiengang]

Meine Motivation zur Teilnahme am Masterstudiengang Archivwissenschaft in Potsdam von Oktober 2011 bis März 2015 gründete sich darauf, dass ich bislang im Rahmen meiner beruflichen Tätigkeit vor allem mit der Archivierung von Schriftgut zu tun hatte. Da die Methoden des klassischen Sammlungsmanagements hierfür aber nur bedingt geeignet sind, entschied ich mich für eine berufsbegleitende Weiterbildung zur Archivarin, um meine zukünftige Arbeit auf ein solides fachliches Fundament zu stellen.

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